איך להתחיל פרויקט בינה עסקית בארגון שאין לו ניסיון בנושא 

במהלך השנים התנסיתי בתהליך העובר על ארגון עם מערכת תפעולית בעלת "מסך ירוק", דהיינו AS/400 או מערכת דומה אשר הינה טקסטואלית לחלוטין ומעוניין לתת למידע שלו ערך נוסף באמצעות מערכת בינה עסקית.

בדרך כלל המוטיבציה לכניסה אל מהלך זה נובעת מאחד המנהלים אשר ראה מצגת והבין שהדוחו"ת מבוססי נייר רציף ארוך או אוסף עצום של דוחו"ת קבועים על גבי המסך, אינם מאפשרים לבצע קבלת החלטות מספיק מושכלת. שתי סיבות מדוע הדוחות הקבועים אינם מספיקים או אינם יעילים מספיק:

•  חסר גרפיקה. לעיתים קו מגמה אחד נותן מידע במהירות גבוהה בהרבה משורת מספרים לרוחב הדף עליהם מונח סרגל כדי להבחין בין השורות הצפופות.
•  כיוון שהמשתמש אינו יכול לשנות את הדו"ח הוא מבקש כמות גדולה של דוחו"ת. חלקם אינם נדרשים יותר אך הוא ממשיך לקבלם. המצב מגיע לידי כך שמנהל סניף באחד הבנקים אמר לי פעם כי הכי יעיל היה לחבר את המדפסת ישירות למגרסת הנייר וכך לפחות תחסך עלות ההובלה. גם אם לא מודפסים הדוחו"ת, התפריטים על המסך הופכים לארוכים וקשים להתמצאות.

אנו תמיד מציעים להתחיל את הפרוייקט ביישום של מודל אחד פשוט יחסית באמצעות מערכת BI ומשם להמשיך וליישם על מערכות נוספות.

ברם, כניסה להתחלת היישום על המערכת הראשונה צריכה להיעשות תוך תכנון מדוקדק וידיעת הסיכונים הנובעים מפרוייקט זה.

לדעתי הסיכון הגדול ביותר לכשלון בפרוייקט נובע מבחירה לא נכונה של מפתח ומיישם הפרוייקט. טכנולוגיית הבינה עסקית דוגמת סביבת SQL Server מאפשרת פתרון מהיר מאד יחסית, גם למפתחים שאינם מנוסים. נתקלתי בעבר ברשת מסעדות אשר מפתח הבינה עסקית שלהם הודא בפני שהוא לומד תוך כדי פיתוח באמצעות קריאה באינטרנט.

בארגון נוסף בו ביקרתי פותח פתרון בינה עסקית במשך מספר שנים ולמרות זאת לא מצאתי אפילו אינדקס אחד בתוך כשלושים טבלאות פקט וכמה עשרות טבלאות מימד. כמובן שהיו גם בעיות נוספות אך אי קיום אינדקסים בטבלאות הינו רשלנות מקצועית שאינה נתונה במחלוקת.

בארגונים בינוניים בדרך כלל אין כמות גדולה של נתונים ולכן מפתח לא מנוסה יכול לשכנע שצריך שרת עם 8 מעבדים ו- 8 GBשל זיכרון וכך הביצועים אינם חושפים את העיצוב הגרוע, לפחות בשלב הראשון.

הבעיה היא שעבודה רשלנית סופה להביא לנזקים גדולים בטווח הארוך כאשר כמות הנתונים הנאספת עולה, כמות המשתמשים ואופי השימוש מכתיב יעילות גדולה יותר של המערכת וחשיפה מהירה יותר של בעיות בדיוק הנתונים.

אצל אותו לקוח חסר האינדקסים מתיאור המקרה הקודם, הוחלט לאחר ייעוץ ובדיקה מעמיקה שהמערכת בה הושקעו שלוש שנות עבודה צריכה להיבנות מחדש עם כחמישית מכמות הקוביות שהיו ועל ידי כך גם להגדיל את אינטגרצית הנתונים מהמערכות השונות.

כיצד ניתן להמנע מעבודה ברמה נמוכה ?

אני מציע שתי דרכי פעולה:

אפשרות ראשונה היא לגייס או להכשיר עובד בחברה כמומחה בינה עסקית לפני תחילת הפרוייקט. עובד זה לא יהיה המבצע בפועל (אחרת שוב חזרנו לבעית המבצע חסר הניסיון) אלא רק יידע לפקח על עבודת החברה המבצעת. החברה המבצעת מצידה, תדאג לעבודה ברמה גבוהה יותר ברגע שתבין שאחד מהעובדים מצד הלקוח יכול לשפוט את איכות העבודה.

אפשרות שניה שהינה אפילו טובה יותר הינה ללמוד מאופן ביצוע של פרוייקטים דומים במשרדי הממשלה. כאשר משרד ממשלתי מעוניין בביצוע פרוייקט בינה עסקית הוא משתמש בשיטת עבודה הדומה לביצוע פרוייקט בניה. המשרד כותב שני מכרזים: מכרז אחד לחברה אשר תבצע את הפרוייקט בהתאם לאפיון ומכרז שני לחברה אשר תהיה מעין "מפקח בניה", כלומר תפקח על איכות העבודה של החברה המבצעת.

שיטה דומה אני מציע גם לחברות מסחריות: קחו יועץ שאינו מהחברה המבצעת (ולכן כמובן האינטרס שלו הינו בעיקר להקטנת עלויות פיתוח, בדרך כלל על חשבון איכות) והוא יוודה שהעבודה מבוצעת ברמת האיכות הראויה.

סיכום

אני ממליץ לחברות אשר מתחילות תהליך של בנית מערכת בינה עסקית, לקחת חברה אחת לניתוח ופיתוח המערכת וחברה שניה או יועץ עצמאי על מנת לפקח על איכות העבודה.